Blog - Documentación extensible en OneStream: Revolucionando los informes

En el acelerado entorno empresarial actual, las organizaciones dependen cada vez más de herramientas avanzadas para impulsar la toma de decisiones, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia. La Documentación Extensible de OneStream (XF Docs) es una solución innovadora que permite a las empresas integrar sin problemas los datos de la plataforma OneStream con herramientas habituales de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint. Esta entrada de blog explora cómo XF Docs revoluciona la generación de informes, el cumplimiento normativo y la colaboración gracias a sus funciones avanzadas.

¿Qué es la Documentación Extensible?

La Documentación Extensible, o XF Docs, permite a las organizaciones integrar contenido de OneStream directamente en documentos de Microsoft Office y de texto. Esta función reduce la brecha entre los datos estructurados de la plataforma OneStream y los formatos no estructurados que se utilizan a menudo para presentaciones e informes.

Las características clave incluyen:

• Integración perfecta: Integre vistas de cubo, componentes del panel y valores de celda específicos en Microsoft Word, Excel, PowerPoint o editores de texto.
• Actualizaciones dinámicas: XF Docs se actualiza dinámicamente a medida que cambian los datos de origen en OneStream, lo que garantiza la precisión y la consistencia en los informes.
• Aplicaciones versátiles: Admite una amplia gama de casos de uso, desde informes mensuales de variaciones hasta documentación de cumplimiento.

Al aprovechar XF Docs, las empresas pueden mejorar la colaboración, optimizar los flujos de trabajo de informes y optimizar la precisión de los datos en todos los departamentos.

Configuración de XF Docs con PowerPoint

Crear un documento extensible en PowerPoint implica integrar datos de OneStream en tiempo real en las presentaciones para obtener contenido dinámico y basado en datos. Así es como se configura un XF Doc:

Defina su fuente de datos:

• Identifique lo que necesitará incorporar a su documento XF. Si no está seguro de qué puede incorporar a un documento XF, haga clic en el botón de búsqueda de objetos y luego en Configuración de documento extensible para obtener una lista y la sintaxis necesaria.
• Asegúrese de que los datos estén correctamente configurados y sean accesibles dentro de la plataforma OneStream.

Prepara la plantilla de PowerPoint:

• Abre tu archivo de PowerPoint y determina dónde quieres integrar los datos en tiempo real.
• Usa marcadores de posición o diapositivas específicas para contenido basado en datos.

Incrustar datos en tiempo real en PowerPoint

• En PowerPoint, necesitará usar un archivo de imagen para extraer los datos en tiempo real y editar su texto alternativo.
• Haga clic derecho en la imagen, seleccione "Ver texto alternativo" y este aparecerá en el panel derecho.

• Aquí es donde se introduce la sintaxis que se vio en la búsqueda de objetos en Onestream. En este ejemplo, le estoy indicando al documento XF que busque en el sistema XF, luego en la aplicación, que es un componente de panel de gráficos y el nombre del componente.
• El texto al final permite refinar el formato para mejorar la apariencia de los datos extraídos al documento XF.
• XFCell también se puede usar para casos de uso como importar datos de anotaciones, como notas al pie y explicaciones. También se pueden importar datos numéricos. A continuación, se muestra un ejemplo de la sintaxis que se colocaría en un cuadro de texto.



• Las variables de sustitución, así como los parámetros, también se pueden usar en XF Docs, algo que quería destacar en este ejemplo. Esto hace que este XF Doc sea dinámico y reutilizable mes tras mes y año tras año.

Validación y distribución de documentos XF

• Una vez creado el documento XF, deberá colocarse en el Explorador de archivos de Onestream. De esta forma, el documento XF tendrá acceso a la ruta indicada en el texto alternativo de la imagen o mediante la llamada a XFCell.



• Una vez dentro de la aplicación, basta con hacer doble clic en el archivo para recuperar los datos en vivo formateados. Se ha integrado un parámetro en este archivo para que el usuario pueda elegir exactamente el mes de datos que desea ver.



• Después de seleccionar este mes en este ejemplo, puede ser cualquier parámetro necesario para su caso de uso específico, simplemente haga clic en Aceptar y la presentación en PowerPoint estará lista para ser vista y distribuida.

Como puede ver en este ejemplo, dos vistas de cubo, un gráfico de barras y tres líneas de datos de anotación se incorporaron a la diapositiva de PowerPoint directamente desde los datos de Onestream. No fue necesaria ninguna otra manipulación de datos.