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¡Bienvenido al blog Financial Close de MindStream Analytics! El propósito de este blog semanal es aumentar la conciencia sobre el entorno, las tendencias, los productos y las soluciones pertinentes al cierre financiero. espectro. El blog abordará múltiples áreas técnicas y funcionales en torno a la consolidación financiera, informes financieros y de gestión, conciliación de cuentas, gestión de cierre y flujo de trabajo, y mucho más. más a través de industria/proveedor específico e industria/proveedor agnóstico. Esperamos que esto le brinde elementos de reflexión, así como algunas mejores prácticas y el pico de su interés. Háganos saber qué más te gustaría ver!

CONCILIACIÓN DE CUENTAS: un control financiero clave

La conciliación de cuentas es uno de esos procesos de control financiero que adoptan muchos caminos y métodos diferentes. En la superficie, parece una obviedad que sus saldos y detalles transaccionales deben coincidir y son precisos. En el mundo de la banca en línea, muchas personas miran sus registros de transacciones diariamente, semanalmente o al menos mensualmente (¿esperemos que usted lo haga?). Pero al reconciliar empresas cuentas, hay mucha competencia por el tiempo. En el lado de Contabilidad/Finanzas, las prioridades pueden incluir Informes externos, Informes rápidos, Informes de variación de presupuesto a real, Análisis de segmentos, Actualizaciones de pronósticos, contabilizaciones en el libro mayor, análisis de antigüedad y mucho más. Para Tesorería, la gestión de su caja y línea de crédito, pagos, etc., suele tener prioridad para acomodar las necesidades diarias del negocio. Además, muchas empresas dan por sentado que la entrada de datos en el libro mayor, los libros mayores auxiliares, los módulos transaccionales o incluso un almacén de datos son precisos o se encuentran dentro de una tolerancia "aceptable". De Por supuesto, este no suele ser el caso.

1. Existen múltiples elementos críticos para el proceso de Conciliación de cuentas, que deberían servir para priorizar este control clave:

• Regulaciones de cumplimiento: La Ley Sarbanes-Oxley para los controles de Divulgación, Certificación y Evaluación ha hecho que la precisión de los datos en el detalle transaccional sea fundamental para garantizar el cumplimiento.
• Integridad de los datos: en el entorno económico y comercial acelerado, la tecnología avanza, expandiendo el alcance global y la exposición a los medios de la década de 2010, los líderes corporativos deben poder tomar decisiones mucho más rápido que sus predecesores para tomar decisiones comerciales clave; ya menudo en tiempo real. Para lograr esto, la integridad de los datos es crucial para tomar decisiones vitales.
• Flujo de trabajo: el tiempo es esencial, como se indicó anteriormente, y poder tener visibilidad para todas las partes interesadas de la organización debe ser un requisito principal para cumplir con el objetivo y el cronograma del cierre financiero.

2. ¿Cómo agiliza su proceso de conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas no es uno de los componentes "más atractivos" de los procesos de cierre financiero (probablemente se esté preguntando qué consideraría un componente atractivo. Bueno, tendrá que esperar a que un futuro blog sobre mi pensamiento allí?). Sin embargo, la conciliación de cuentas, cuando se realiza de manera eficiente, debe servir como base del proceso de cierre financiero. Entonces, al refinar o definir su Conciliación de cuenta proceso, debe considerar una serie de elementos para agilizar este control. Me gusta llamarlo las 3 C: graficar, colaborar, cumplir:

• Traza tu flujo de trabajo:
• Categorice sus cuentas en grupos de cuentas clave. No necesita conciliar cada cuenta base individual si ese detalle no es importante para la toma de decisiones comerciales. Puede expandir significativamente su cuenta gráfico, requieren más soporte, aumentan los ajustes de conciliación requeridos y, en última instancia, se vuelven demasiado engorrosos para completar de manera oportuna y eficiente.
• Tenga a sus Preparadores/Revisores en equipos que puedan proporcionar soporte adicional/de respaldo según sea necesario, comprender los roles de cada uno y comprender el aspecto comercial de las cuentas que están respaldando. Este puede reducir el número de elementos de conciliación y acelerar la resolución.

• Colaborar:
• Los preparadores y revisores deben tener un diálogo continuo sobre el proceso, con una comprensión clara de la(s) cuenta(s) respaldada(s), los detalles requeridos, el cronograma, el punto de escalamiento, etc. Por ejemplo, el preparador articula el propósito de la cuenta, la idoneidad de la documentación de apoyo y la naturaleza de las partidas de conciliación. Tanto el preparador como el revisor tienen un conocimiento sólido de cómo la actividad en la cuenta se traslada a los estados financieros.
• Piense en esto como un equipo de médicos. Si está tratando de formular un diagnóstico que podría basarse en información de diferentes especialidades médicas, como una enfermedad autoinmune, tendrá o será el punto de contacto principal; pero la comunicación continua y efectiva con todos los especialistas y entre especialistas es, de manera realista, la única forma de lograr un diagnóstico adecuado. Aunque la conciliación de cuentas suele ser un proceso un poco más estático, sin una comunicación adecuada, la cantidad de tiempo que lleva conciliar elementos de excepción y comprender su impacto podría tener consecuencias muy negativas. la cadena de informes.

• Cumplir:
• No trate de eludir el proceso. Debe haber un cronograma establecido, un flujo de trabajo, plantillas adecuadas para informar y rastrear rápidamente las excepciones o exposiciones, procedimientos de escalamiento y procedimientos de validación. Allá también debe ser un proceso en el que comunicar los cuellos de botella en el proceso y un procedimiento para la remediación.
• Tenga una revisión "por pares" que presente una mirada externa a las conciliaciones más allá de la visibilidad del preparador/revisor. El revisor por pares puede observar imparcialmente el proceso y el flujo para monitorear la eficiencia, la precisión y el logro de los objetivos. El par puede ser el enlace entre las partes interesadas del flujo de trabajo y el Gerente de Contabilidad, el Contralor u otro Gerente Senior. El par puede asegurar el cumplimiento y hacer sugerencias para mejorar el proceso.

3. ¿Qué puede hacer la tecnología para lograr un proceso optimizado?

A menudo se dice que no se puede resolver un proceso comercial defectuoso arrojándole tecnología. Pero si está dispuesto a esforzarse para resolver el problema desde su base, entonces la adición de la tecnología avanzada puede mejorar significativamente la experiencia. Account Reconciliation quizás necesite más recibir el mejor soporte tecnológico de su clase que la mayoría de los otros procesos financieros. La necesidad de la centralización y las mejoras en la integridad, el flujo de trabajo, la visibilidad, la eficiencia y la auditabilidad del proceso de conciliación también se pueden mejorar con la solución técnica adecuada. Cuenta Oracle Reconciliation Manager (ARM, en las instalaciones) o Cloud Service (ARCS, basado en suscripción en la nube) pueden ayudar a su empresa a optimizar el proceso de reconciliación en cuestión de semanas. En el próximo blog, haremos Muestre esta transformación utilizando Oracle ARCS. Mientras tanto, consulte nuestro último seminario web "Reduzca el dolor de las conciliaciones de su cuenta usando ARM o ARCS" en https://www.gotostage.com/channel/200000000001345870/recording/d6f56b7c191b4c609b49bf57168ded99/watch?source=CHANNEL