Cómo pueden los equipos de finanzas pueden continuamente los sistemas, los datos, la planificación, la gobernanza y el soporte a la toma de decisiones después de la implementación.
Transformación financiera que evoluciona más allá de la puesta en marcha.
Para las áreas de finanzas de grandes empresas implementar una plataforma moderna es solo una etapa de una transformación financiera más amplia. El negocio no rse detiene cuando el sistema entra en producción: las adquisiciones incorporan nuevas entidades, los requisitos de informes evolucionan, los ejecutivos piden análisis adicionales, los sistemas operativos se actualizan y los modelos de planificación deben reflejar nuevas hipótesis.
Esto plantea un desafío habitual después que el sistema está en producción. Una transformación financiera empresarial debe contemplar el trabajo operativo que sigue la implementación, no solo lo que se configura antes del lanzamiento.
Elena Ramírez, VP de FP&A en una empresa manufacturera diversificada, se enfrentó exactamente a ese desafío. Su empresa había invertido mucho en transformar su entorno financiero (planificación, informes, datos y procesos relacionados) pero el valor de esa inversión dependía de lo que ocurriera después.
¿Por qué las finanzas necesitan una optimización continua después de la puesta en marcha?
La optimización posterior a la puesta en producción mantiene el entorno financiero alineado con los requisitos cambiantes del negocio, las fuentes de datos, las necesidades de informes, los modelos de planificación, las integraciones y los controles. Así evita que una plataforma recién implementada quede desactualizada a medida que evoluciona la organización.
Cuando una puesta en marcha exitosa eleva las expectativas
La empresa de Elena operaba en múltiples unidades de negocio, ubicaciones y sistemas. Antes de la modernización, finanzas dependía de hojas de cálculo y aplicaciones desconectadas para planificación, informes, conciliación y análisis. Los equipos dedicaban demasiado tiempo a consolidar datos y resolver inconsistencias antes de poder analizar el desempeño.
Todo esto cambio con el nuevo entorno. Los informes se volvieron más consistentes, los flujos de trabajo de forecasting pasaron a ser más estructurados y los ejecutivos accedieron más rápido a la información financiera.
La transformación financiera había tenido éxito, pero mantener el ritmo se estaba volviendo más difícil.
Cuando las demandas posteriores a la puesta en marcha empiezan a competir con las prioridades de FP&A
Las exigencias de la transformación financiera pueden entrar en conflicto con las prioridades fundamentales de FP&A.
Elena inicialmente intentó absorber el trabajo posterior a la puesta en marcha dentro de su equipo de FP&A. Los analistas respondían preguntas de usuarios, investigaban discrepancias en los informes, validaban cargas de datos, coordinaban con TI y mantenían integraciones junto con el presupuesto, el forecasting y el análisis de variaciones. Pero no funcionó durante mucho tiempo.
Durante un ciclo de forecasting trimestral, un cambio en la carga de datos del ERP modificó la forma en que un conjunto de registros de ingresos se asignaba al entorno de planificación.
Elena descubrió el problema durante la validación matutina: los totales de ingresos ya no coincidían con el sistema ERP, y las cifras de rentabilidad diferían de las que los responsables de operaciones y ventas se preparaban para revisar esa tarde. Su equipo solo disponía de unas horas para determinar si el pronóstico era fiable antes de la revisión ejecutiva.
Cada conciliación planteaba otra pregunta. ¿La discrepancia estaba limitada a los ingresos? ¿Había afectado los cálculos de rentabilidad? ¿Qué informes habían utilizado los datos afectados? ¿Podía Elena confiar en el forecast que ya se estaba preparando?
El problema finalmente fue aislado y las cifras conciliaron. Pero para entonces, la interrupción había consumido una capacidad crítica de FP&A precisamente cuando el negocio más la necesitaba. El problema no era simplemente que una integración necesitara atención. Era que las personas responsables de convertir los datos financieros en decisiones habían sido apartadas de ese trabajo para mantener el entorno en funcionamiento.
¿Por qué puede resultar difícil para los equipos internos gestionar el soporte financiero posterior a la puesta en marcha?
El soporte financiero posterior a la puesta en marcha puede resultar difícil cuando los equipos de FP&A deben gestionar problemas de la aplicación, integraciones, cambios en los informes, validación de datos y solicitudes de los usuarios, además de la previsión y el análisis. El soporte especializado puede separar estas responsabilidades sin interrumpir el trabajo financiero principal.
Ampliar la capacidad de FP&A sin quitarle la responsabilidad al departamento de finanzas
Ampliar el apoyo a la transformación financiera sin restar responsabilidad al área de finanzas.
El incidente del forecast expuso una vulnerabilidad más profunda: el equipo de Elena no tenía capacidad para gestionar por sí solo cada incidencia, mejora y nuevo requisito del negocio. Necesitaba servicios de transformación financiera que mantuvieran el entorno alineado con los ciclos de planificación, las necesidades de informes y las demandas crecientes de FP&A sin quitar a finanzas el control sobre sus prioridades.
Al evaluar opciones posteriores a la puesta en marcha, Elena conoció a MindStream Analytics y su enfoque de AppCare Managed Services.
AppCare se convirtió en una extensión del equipo de Elena, proporcionando gestión de aplicaciones, monitorización de integraciones, soporte a usuarios y mejoras a medida que evolucionaban los requisitos.
Los informes y modelos de planificación podían cambiar sin apartar a los analistas del pronóstico, mientras la gobernanza seguía formando parte de las operaciones continuas. El equipo de Elena podía concentrarse en pronóstico, análisis y soporte a la toma de decisiones en lugar de solucionar problemas durante los ciclos de planificación.
Para Elena, el alivio estaba en saber que el siguiente cambio no tenía por qué convertirse en otra emergencia para FP&A. Su equipo podía seguir aportando el análisis que el negocio necesitaba, sin tener que ocuparse una y otra vez del funcionamiento del sistema.
Para Elena, el éxito ahora significaba algo más que mantener el sistema en funcionamiento. Los servicios de transformación financiera proporcionaban a su equipo una forma sostenible de adaptar, optimizar y ampliar el entorno mientras su equipo se mantenía enfocado en las decisiones que más importaban.
¿Qué proporcionan los servicios gestionados después de la implementación?
Los servicios gestionados cubren las operaciones posteriores a la implementación: gestión de aplicaciones, monitoreo de integraciones, mejoras, gobernanza, soporte a usuarios y optimización. Así, los equipos internos de finanzas suman experiencia especializada y pueden mantenerse enfocados en el análisis y la toma de decisiones.
Los resultados: mayor capacidad, más agilidad y valor duradero
Con AppCare a cargo del soporte del entorno, el equipo de Elena recuperó capacidad para el trabajo de FP&A que más importaba.
- Más capacidad para las finanzas estratégicas: Los analistas de Elena pudieron centrarse en la previsión, el análisis y el apoyo a la toma de decisiones, en lugar de resolver problemas técnicos del sistema.
- Mayor agilidad: Los informes, los modelos de planificación, las integraciones y los flujos de trabajo pudieron evolucionar al ritmo del negocio, sin tener que involucrar una y otra vez al departamento de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) en tareas de soporte.
- Valor duradero: La optimización e innovación continuas ayudaron a la organización a extender el valor de su transformación financiera más allá de la puesta en marcha.
Por qué la transformación financiera continúa después de la puesta en marcha
Una implementación exitosa sienta las bases para la transformación financiera, pero no la completa. A medida que las organizaciones incorporan nuevas entidades, modifican los requisitos de informes, revisan los modelos de planificación y adoptan nuevos procesos, los sistemas financieros deben seguir evolucionando.
Para los líderes de Finanzas, los servicios de transformación financiera aportan experiencia especializada para gestionar esta evolución sin desviar a los equipos de FP&A de su labor estratégica. MindStream combina su conocimiento en transformación financiera, la experiencia con OneStream, los servicios gestionados de AppCare y la automatización con IA para impulsar la gestión, la gobernanza, la optimización y la innovación continuas de las aplicaciones.
El objetivo no es simplemente mantener una plataforma en funcionamiento. Es seguir mejorando las finanzas.
Descubre cómo MindStream puede ayudar a tu organización a ampliar el valor de su transformación financiera más allá de la puesta en marcha.
Preguntas frecuentes
¿Qué deben incluir los servicios gestionados después de la modernización?
Los servicios gestionados pueden incluir monitorización proactiva de aplicaciones, gestión de integraciones, soporte a usuarios, mejoras de informes, actualizaciones de modelos de planificación, gobernanza, automatización y optimización continua. El alcance adecuado depende de los sistemas, procesos y requisitos empresariales en evolución de cada organización.
¿Cómo contribuyen los servicios de transformación financiera la optimización continua?
Ofrecen un proceso ordenado y continuo para revisar los requisitos del negocio, priorizar mejoras, optimizar integraciones, reforzar la gobernanza e introducir automatización. Asi, las organizaciones pueden adaptar su entorno financiero sin tener que iniciar un gran proyecto de implementación cada vez.
¿Pueden los servicios gestionados reducir la necesidad de que los equipos de finanzas den soporte a los sistemas?
Sí. Un modelo de servicios gestionados bien diseñado puede hacerse cargo del soporte especializado y la optimización de las aplicaciones Así, los equipos de finanzas pueden concentrarse en el forecasting, análisis, colaboración con el negocio y soporte a la toma de decisiones, sin perder el control ni la gobernanza.
Amplía el valor de tu transformación financiera con los servicios gestionados de MindStream Analytics
La puesta en marcha sienta las bases del nuevo entorno financiero moderno. La optimización continua lo mantiene alineado con el negocio y protege el valor de la inversión original.
- La puesta en marcha es un hito, no el punto final.
- Los cambios del negocio generan requisitos continuos para nuevos informes, integraciones, modelos de planificación, flujos de trabajo y controles.
- Los servicios gestionados pueden proporcionar gestión especializada de aplicaciones y experiencia financiera sin sobrecargar a los equipos internos de FP&A.
- La monitorización proactiva y la optimización continua pueden reducir el riesgo de que vuelvan los procesos manuales después de la implementación.
- Las mejoras continuas ayudan a las organizaciones financieras a adaptar el entorno a las prioridades cambiantes del negocio.
- Un enfoque basado en el ciclo de vida ayuda a las organizaciones a maximizar el valor de su inversión a largo plazo.
Mantén tu entorno financiero en evolución junto con tu negocio mediante el enfoque de AppCare de MindStream para la optimización continua y la innovación.
