Senior Connections
Case Study
Empoderar las conexiones de las personas mayores: un estudio de caso sobre la transformación de la elaboración de presupuestos y la presentación de informes
Senior Connections, la Agencia del Área para el Envejecimiento de Virginia Central, brinda servicios vitales a adultos mayores, personas con discapacidades, cuidadores y sus familias. Con sede en Richmond, VA, la organización sin fines de lucro La organización apoya a su comunidad a través de promoción, recursos y servicios diseñados para mejorar la calidad de vida. Sin embargo, sus procesos de planificación financiera y presentación de informes, que dependían en gran medida de hojas de cálculo, presentaban desafíos que obstaculizaban su eficiencia operativa.
Los desafíos
Antes de asociarse con MindStream Analytics (MSA), Senior Connections gestionaba sus procesos presupuestarios a alto nivel mediante hojas de cálculo. Si bien las hojas de cálculo son una herramienta común para la planificación financiera, puede resultar engorroso y limitante para las organizaciones con necesidades cambiantes. Senior Connections enfrentó importantes ineficiencias tanto en la elaboración de presupuestos como en la presentación de informes:
- Detalle limitado del presupuesto: el presupuesto se realizó a nivel consolidado, sin un camino claro para gestionar planes financieros más detallados.
- Procesos de presentación de informes manuales: los informes financieros requerían mucho tiempo y esfuerzo, ya que dependían de una preparación manual que requería mucho tiempo y era propensa a errores.
Estas ineficiencias crearon cuellos de botella para el equipo de finanzas, limitando su capacidad para brindar información oportuna, precisa y procesable. Reconociendo la necesidad de una solución más sólida y escalable, Senior Connections buscó la experiencia de MSA para implementar una solución adaptada a sus necesidades.
La solución
MindStream Analytics implementó el paquete Standard NetSuite Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) para Senior Connections. El proyecto incluyó la personalización del sistema para integrarlo perfectamente con la configuración NetSuite existente de la organización. Esta integración permitió la transferencia fluida de datos, incluidos segmentos esenciales y la granularidad requerida para futuras necesidades de informes.
La solución entregada por MSA se centró en abordar los desafíos inmediatos de Senior Connections y al mismo tiempo sentar las bases para la escalabilidad y el crecimiento. La planificación y la elaboración de presupuestos ahora se pueden realizar en cualquier nivel de detalle. Si bien la implementación inicial apoyó la elaboración de presupuestos consolidados, el sistema fue diseñado para acomodar detalles más granulares a medida que la organización esté lista para adoptarlos.
Uno de los aspectos más transformadores de la solución fueron los informes automatizados. Al aprovechar PBCS, Senior Connections ahora tiene informes estándar que se actualizan automáticamente, lo que reduce el esfuerzo manual requerido. para preparar datos financieros. Los informes ahora se pueden actualizar en tiempo real, lo que proporciona al equipo financiero información instantánea.Los resultados
La implementación generó importantes beneficios para Senior Connections. La generación de informes, que alguna vez fue un proceso manual y lento, ahora está automatizada y se puede actualizar en cualquier momento. Esta automatización permite que el equipo de finanzas dedique menos tiempo a tareas repetitivas y más tiempo a analizar datos para respaldar la toma de decisiones estratégicas.
La escalabilidad del sistema garantiza que a medida que evolucionen las necesidades de Senior Connections, la plataforma crecerá con ellas. La organización tiene la flexibilidad de presupuestar a un nivel más detallado cuando esté listo, lo que permite Mayor precisión en la planificación financiera.
El director financiero, Yong Tucker, expresó su satisfacción con la implementación, en particular con la capacitación personalizada brindada por MindStream Analytics. La capacitación le permitió asumir plenamente propiedad de la herramienta, lo que le permite administrarla de manera efectiva y crear informes personalizados para satisfacer las necesidades únicas de la organización. Al reflexionar sobre la transformación, Yong dijo:
"La capacitación fue exhaustiva y se adaptó a nuestras necesidades, lo que nos permitió maximizar las capacidades del sistema. Esta implementación ya nos ha ahorrado mucho tiempo y esfuerzo".
Próximos pasos
Con el éxito de la implementación inicial, Senior Connections ahora está considerando un Alcance de Trabajo (SOW) de Fase II con MSA. Esta próxima fase se centrará en la formación y el apoyo continuos, garantizando la La organización continúa optimizando el sistema y sus capacidades.
A través de su asociación con MindStream Analytics, Senior Connections ha modernizado sus procesos de planificación e informes financieros, lo que les permite centrarse en su misión de servir a los habitantes de Virginia Central. comunidad que envejece con eficiencia y precisión.
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