¿Qué es Gerente de Cierre Financiero?

Financial Close Manager es uno de los dos módulos que conforman la suite Oracle / Hyperion Financial Close Management.

Financial Close Manager (FCM) es una herramienta basada en web que centraliza las actividades que forman parte del ciclo de cierre financiero de una organización.

FCM agiliza el proceso de gestión de todas estas tareas de cierre.

• Permite acceso directo a las aplicaciones necesarias para completar las tareas, mediante una lista interactiva o calendario
• Proporciona procesamiento de workflow para validar que las tareas se hayan completado correctamente
• La interfaz está compuesta por cronogramas, paneles y calendarios fáciles de usar y filtrar
• Estas actividades incluyen, entre otras: procesos transaccionales (mayor general o subledger), consolidación, por ejemplo HFM, y reportes

Características clave de Financial Close Manager

• Programación y gestión de tareas para priorizar y monitorear actividades de cierre
• Paneles preconstruidos mediante interfaz web con vistas personalizadas para administrar y dar seguimiento al cierre financiero
• Calendarios interactivos y listas de tareas que pueden utilizarse para iniciar aplicaciones, como HFM o FDM, dentro de la gestión de tareas
• Seguridad basada en las tareas del usuario, ya sea por calendario, lista de tareas o diagrama de Gantt
• Automatización de tareas para programar diversas actividades sin interacción del usuario, mediante integraciones
• Los calendarios se trasladan hacia adelante para mantener continuidad con el reporte del año anterior
• Integración con Microsoft Outlook

Componentes de configuración del proceso

• Configuración de seguridad, períodos, años, atributos personalizados y tipos de alerta
• Configuración de integraciones para enlaces con aplicaciones externas
• Definición de tareas para un proceso de cierre, incluyendo tipos de tareas
• Definición de vistas del dashboard
• Creación y actualización de plantillas repetibles de tareas de cierre, así como su validación
• Configuración y actualización de cronogramas a partir de una plantilla y asignación de fechas en el calendario, donde el administrador cambia el estado de “Pendiente” a “Abierto”
• Una vez completada una tarea y enviada, se notifica al aprobador para su revisión. Al ser aprobada, el estado cambia automáticamente a “Cerrado” y comienza la siguiente tarea
• Si se requieren alertas, el usuario activa la alerta y se notifica al responsable correspondiente para su resolución
• Se genera un Report Binder con las descripciones de tareas completadas e información de auditoría

Escenario del proceso del usuario, vía correo electrónico

• El usuario recibe una notificación por correo electrónico sobre una tarea pendiente
• Desde el correo, selecciona el enlace a la página donde está documentado el proceso requerido
• Revisa las instrucciones de la tarea y selecciona el enlace “Go to Task” en la página Task Actions para iniciar Financial Data Management
• Extrae datos a través de Financial Data Management y los carga en Financial Management
• Cuando la tarea se completa, regresa a la página Task Actions en Financial Close Management
• Ingresa un comentario sobre la tarea, responde las preguntas requeridas antes del envío y la remite para aprobación

Escenario del proceso del usuario, vía FCM

• El usuario recibe una notificación por correo electrónico sobre una tarea pendiente
• Inicia sesión en Financial Close Management y revisa las tareas mostradas en el portlet My Worklist del dashboard
• Hace clic en el enlace de una tarea asignada
• Se abre la página Task Actions con instrucciones para la tarea y un documento de referencia, si existe algún adjunto
• El usuario revisa las instrucciones y el documento de referencia, procesa las actualizaciones, ingresa un comentario y envía la tarea para aprobación
• El sistema actualiza automáticamente el estado de la tarea y envía una notificación al aprobador asignado

Resumen del proceso del aprobador

• El aprobador asignado recibe una notificación por correo electrónico sobre una tarea pendiente
• Desde el correo, el revisor selecciona el enlace de revisión correspondiente
• Se abre la página Task Actions describiendo el proceso
• El revisor examina el documento enviado por el usuario para garantizar que esté completo
• Ingresa comentarios adicionales, revisa las respuestas a las preguntas y aprueba el envío
• Si se requiere otro nivel de aprobación, la tarea se reenvía al siguiente aprobador. Si era la última aprobación necesaria, la tarea se completa y el sistema ejecuta la siguiente si está lista
• El revisor también puede rechazar la tarea, en cuyo caso vuelve a asignarse al responsable

Componentes de FCM

• Vistas: dashboard, calendarios, Gantt y lista de tareas
• Seguridad
• Años y períodos
• Tipos de integración
• Atributos personalizados
• Alertas y tipos de alerta
• Tareas y tipos de tarea
• Plantillas
• Cronogramas
• Report Binders
• Smartview para uso con Outlook

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